Arfer Da – Cadeirio Cyfarfodydd Cymdeithas

Mai 2016 

1. Cyflwyniad  

1.1. Mae'r canllawiau hyn yn grynodeb o gyngor ar gyfer pobl sy'n cadeirio cyfarfodydd Cymdeithas yr Iaith Gymraeg. Mae penderfyniadau a wneir gan Gymdeithas yr Iaith mewn cyfarfodydd yn seiliedig, yn bennaf, ar gonsensws, ond gwneir defnydd achlysurol o ddod i benderfyniad drwy bleidlais fwyafrifol 

2. Paratoi ar gyfer y cyfarfod  

2.1. Paratowch agenda effeithiol – byddwch yn realistig o ran beth y gellir ei gyflawni yn y cyfarfod. Amserwch yn ofalus ac ewch i’r afael â’r holl bwyntiau.  

2.2. Sicrhewch bod pawb yn gwybod amser, lleoliad a chynnwys y cyfarfod. Dosbarthwch y papurau ymlaen llaw.  

2.3. Ystyriwch drefniadau megis tymheredd, awyru a gallu aelodau’r cyfarfod i glywed a gweld. Ystyriwch anghenion arbennig/ychwanegol pobl a sut i ddarparu ar eu cyfer. Trefnwch y seddi mewn modd cynhwysol. 

2.4. Casglwch ynghyd yr adnoddau sydd eu hangen arnoch yn y cyfarfod, e.e. oriawr, pen, pennau marcio, siartiau fflip, cynigion a chyflwyniadau ysgrifenedig.  

2.5. Ffeindiwch gyd-hwylusydd a all gymryd yr awenau mewn argyfwng, os ydy’r prif hwylusydd yn blino neu eisiau cymryd rhan llawnach yn y trafodaethau.  

2.6. Ystyriwch benodi cynorthwywyr i'r cadeirydd megis rhywun i: gadw cofnod o drefn y siaradwyr; amseru'r cyfarfod; ysgrifennydd sy'n cofnodi yn y cyfarfod; drws-geidwad – rhywun i edrych ar ôl pethau ymarferol megis lluniaeth a bwyd yn ogystal â phobl sy'n cyrraedd y cyfarfod yn hwyr. 

3. Dechrau da i'r cyfarfod  

3.1. Croesawu - Os nad ydy pobl yn adnabod ei gilydd neu os oes dieithriaid ymysg y grŵp, gofynnwch i bawb gyflwyno’i hun – mae hyn yn bwysig dros ben o ran estyn croeso i aelodau newydd.  

3.2. Sefydlu rheolau ar gyfer y cyfarfod - Eglurwch faint o amser sydd ar gael, y pwnc dan sylw, nodau’r cyfarfod, y broses o wneud penderfyniadau, cyfrifoldebau’r hwylusydd a beth rydych chi’n bwriadu ei wneud. Cytunwch gyda’r grŵp pa ymddygiadau sy’n dderbyniol/annerbyniol, e.e. un person ar y tro i siarad, dim siarad mewn modd rhywiaethol/hiliol nac ymddygiad dominyddol/bygythiol.  

3.3. Egluro’r agenda a gynigir ... yna gofyn am sylwadau a gwneud unrhyw newidiadau sydd eu hangen. Gochelwch rhag treulio hanner y cyfarfod yn trafod trefn eitemau – byddwch yn gadarn os oes rhaid. Clustnodwch amser ar gyfer pob eitem a phennwch amser realistig ar gyfer gorffen. Cadwch at hyn. Sicrhewch bod ganddoch rhywun i gofnodi a chadw amser.  

4. Yn ystod y Cyfarfod  

4.1. Ewch trwy’r agenda fesul eitem. Gwnewch yn siŵr bod y grŵp yn canolbwyntio ar un eitem ar y tro tan iddo ddod i benderfyniad, hyd yn oed os mai gohirio’r drafodaeth tan rhywbryd eto ydy’r penderfyniad.  

4.2. Defnyddiwch eitemau byrion, hwyliog a chyhoeddiadau a thoriadau trwy gydol yr agenda er mwyn ysgafnhau’r broses.  

4.3. Sicrhewch bod beth, sut, pwy, pryd a ble yn gwestiynau a gaiff eu hystyried wrth weithredu ar benderfyniadau. Cofnodwch y pwyntiau gweithredu ynghyd â phwy a fydd yn gyfrifol a therfyn amser.  

4.4. Gwahoddwch a datblygwch drafodaeth. Eglurwch yr hyn a gynigir a chadarnhewch lle mae’r cyfarfod arni hyd nes cytuno.  

4.5. Cyflwynwch dechnegau megis ‘storm syniadau’, ffurfio grwpiau bychain i drafod, rhannu cyfrifoldeb i grwpiau gwaith a symud o gwmpas er mwyn gwneud y cyfarfod yn fwy effeithlon a sicrhau fod pawb yn cymryd rhan. 

4.6. Rheolwch y drafodaeth gan wahodd unigolion i siarad mewn trefn briodol. Yn aml, bydd hyn yn unol â phobl yn rhoi eu llaw i fyny. Weithiau bydd rhaid gofyn i’r rhai sy’n barod eu cyfraniad i ddal yn ôl er mwyn rhoi cyfle i eraill.  

4.7. Helpwch pawb i gymryd rhan – cynhwyswch y rhai tawel, peidiwch â gadael i bobl siarad gormod na thra arglwyddiaethu ar y drafodaeth. Defnyddiwch dechnegau megis ‘talking sticks’ neu ymrannu’n grwpiau llai er mwyn sicrhau ymwneud cyfartal a chreu awyrgylch ddiogel o ran mynegi barn a theimladau.  

4.8. Gwiriwch deimladau’r grŵp trwy gydol y cyfarfod – gwiriwch lefelau egni, diddordeb yn y pwnc dan sylw, a ydy nodau’r cyfarfod yn cael eu gwireddu, ydy’r strwythur yn briodol (grwpiau bychain ynteu mawr) ac amser.  

4.9. Byddwch yn gadarnhaol: cadarnhewch a gwnewch sylw ar gyfraniadau arbennig gan unigolion a chyflawniadau’r grŵp. Byddwch yn deg a chytbwys yn hyn o beth 

4.10. Mewn sefyllfaoedd sy’n llawn tensiwn a blinder trïwch ddefnyddio hiwmor, sylwadau cadarnhaol, gemau, newid seddi, cyfnodau o dawelwch, cymryd egwyl ac ati. Efallai y bydd rhai grwpiau yn ymwrthod â ‘gwastraffu amser’ ar gêm ond yn croesawu egwyl neu ychydig o hwyl anffurfiol.  

4.11. Peidiwch â goddef rhagrith na chasineb geiriol.  

5. Cloi'r Cyfarfod  

5.1. Sicrhewch bod amser a lleoliad y cyfarfod nesaf wedi’u pennu a phawb wedi rhannu eu manylion cyswllt os ydyn nhw am dderbyn diweddariadau neu gofnodion y cyfarfod. Gwnewch hyn cyn i bobl ymadael.  

5.2. Cynigiwch grynodeb, atgoffwch pobl o’u hymrwymiadau cyn y cyfarfod nesaf a gorffennwch ar nodyn cadarnhaol.  

5.3. Gwnewch yn siŵr bod rhywun wedi derbyn cyfrifoldeb am ysgrifennu a dosbarthu cofnodion y cyfarfod a hynny o fewn ychydig ddyddiau.  

6. Syniadau ar gyfer hwyluswyr 

6.1. Lluniwch agenda dda. Byddwch yn realistig o ran beth sy’n bosib i’r cyfarfod ei gyflawni. Pennwch derfynau amser ac ewch i’r afael â’r holl bwyntiau.  

  • Byddwch yn ymwybodol o’r cynnwys a’r broses.  

  • Lywiwch y cyfarfod yn unol â’i nodau.  

  • Defnyddiwch amrywiaeth o dechnegau hwyluso er mwyn cynnal diddordeb pawb. 

  • Sicrhewch awyrgylch ddiogel a chynhwysol er mwyn cael y cyfraniadau gorau gan pawb.  

  • Peidiwch â chaniatáu i unigolion dra-arglwyddiaeth, torri ar draws, bychanu eraill a gwneud i bobl deimlo'n euog.  

7. Canllawiau mwy manwl