Polisi Treuliau Gwirfoddolwyr Cenedlaethol

1.Cyflwyniad 

1.1. Mae Cymdeithas yr Iaith Gymraeg yn fudiad gwirfoddol sy'n llwyr ddibynnol ar gyfraniadau aelodau a chefnogwyr. 

1.2. Ni fydd hawl awtomatig gan wirfoddolwyr cenedlaethol i hawlio treuliau, ond bydd cynnig rhagweithiol iddynt wneud cais.  Rhannwn neges gyda geiriad tebyg i'r canlynol gyda manylion digwyddiadau: 'Os yw costau yn rhwystr i chi rhag cymryd rhan mewn gweithgareddau'r Gymdeithas, gallwn ni gynnig cymorth gyda threuliau o dan rai amgylchiadau, felly cysylltwch am ragor o wybodaeth'. 

2. Pa gostau yn union y gellir eu hawlio, a pha gyfradd a delir:   

2.1. Bydd hawl gan wirfoddolwyr hawlio'r costau canlynol: 

2.2. Costau teithio 

2.2.1. Telir costau teithio i fynd i gyfarfod sy'n uniongyrchol yn ymwneud â rôl ar ymgyrch grŵp ymgyrchu, Senedd neu Gyngor Cymdeithas yr Iaith. Bydd pwyslais ar rannu lifftiau ac ar ddefnyddio trafnidiaeth cyhoeddus er mwyn lleihau costau amgylcheddol ac ariannol teithio. Gwneir ymdrech gan swyddogion cyflogedig i gynnig lifftiau i gyfarfodydd oni bai bod rheswm da dros beidio. Ystyriwn dalu costau rhesymol seiclo yn ogystal. 

2.2.2. Ni thelir costau oni bai y bu'n afresymol trefnu rhannu car neu drafnidiaeth o fath arall gyda swyddog(ion) cyflogedig. Fel rheol, dylai gwirfoddolwr geisio rhannu trafnidiaeth neu ddefnyddio trafnidiaeth gyhoeddus lle bo'n bosib am resymau amgylcheddol ac ariannol. Disgwylir i wirfoddolwyr ddefnyddio’r math rhataf o drafnidiaeth gyhoeddus. 

2.2.3. Y gyfradd a delir am gostau teithio fydd yr un cyfraddau â'r hyn a dderbynnir gan swyddogion cyflogedig.  

2.3. Costau gofal plant neu ofal o fath arall  

2.3.1. Mae croeso i blant a phobl ifanc yn ein holl gyfarfodydd. 

2.3.2. Cynigir trefniant gofal plant gan y Gymdeithas yn ystod cyfarfodydd grwpiau ymgyrch, Senedd, Cyngor a'r Cyfarfod Cyffredinol os gwneir cais wythnos ymlaen llaw.  Os gwneir cais, bydd swyddogion yn trefnu gofal, gan gynnwys cynorthwyo chwilio am rywun i ofalu.   

2.3.3. Telir costau rhesymol gofal plant neu ofal o fath arall lle bod rhywun yn brif ofalwr i oedolyn pan fo angen cyflawni rôl ar ymgyrch grŵp ymgyrchu, Senedd neu Gyngor Cymdeithas yr Iaith. 

2.3.4. Y gyfradd a delir am gostau gofal plant fydd yr un cyfraddau â thelir gan fudiadau tebyg – caiff yr union gyfraddau eu gosod gan grŵp gweinyddol y Gymdeithas.   

2.4 Deunyddiau ymgyrchu 

2.4.1 Gellid hawlio cost deunyddiau ymgyrchu, e.e. cyfarpar sydd angen ar gyfer cyfarfod, neu i greu placardiau, dim ond ble mae hynny'n angenrheidiol ar gyfer gweithgaredd a gytunwyd o flaen llaw gan Senedd/Cyngor neu un o grwpiau ymgyrchu y Gymdeithas

3. Pa gostau na ellir eu hawlio   

3.1. Ni thelir costau am weithgareddau cymdeithasol, oni bai bod rheswm eithriadol dros eu talu.  

3.2. Ni thelir costau trafnidiaeth ar gyfer taith un unigolyn am swm o fwy na £100, oni bai bod rheswm eithriadol dros eu talu.  

3.3. Ni thelir costau gofal ar gyfer un unigolyn am swm o fwy na £100, oni bai bod rheswm eithriadol dros eu talu.  

3.4. Ni ddisgwylir y telir am gostau teithio i gyfarfod Senedd neu Gyngor arferol, gan y dylid fod trefniant i rannu trafnidiaeth gyda swyddogion cyflogedig a/neu eraill.  

3.5. Ni thelir costau bwyd, oni bai bod rheswm eithriadol dros eu talu. Darperir cinio, bwyd a lluniaeth yn ystod cyfarfodydd Senedd, Cyngor a'r Cyfarfod Cyffredinol. Gofynnir am gyfraniad tuag at y costau bwyd, yn unol â gallu pobl i gyfrannu.     

3.6. Ni thelir costau llety, oni bai bod rheswm eithriadol dros eu talu. Bydd y Gymdeithas yn trefnu llety ar gyfer pobl ar gyfer digwyddiadau, megis Penwythnos Tresaith ac Eisteddfodau, lle bo'n briodol.  

4.   Y drefn ar gyfer hawlio 

4.1. Dylid cyflwyno cais am dreuliau yn ysgrifenedig ddim yn hwyrach na mis ar ôl talu am unrhyw dreuliau, ond caiff swyddogion ystyried cais a wneir yn hwyrach.  

4.2. Caiff aelodau wneud cais drwy ddefnyddio ffurflen swyddogol y Gymdeithas, ond nid oes angen ei ddefnyddio cyn belled y darperir yr holl fanylion a derbynebau.   

4.3. Caiff swyddogion drefnu ad-dalu costau o hyd at £10 heb yr angen am gais ysgrifenedig.  

4.4. Dylid nodi'r rheswm dros hawlio treuliau a sut y maent yn uniongyrchol gysylltiedig â swyddogaeth o fewn y Gymdeithas. 

4.5. Dylid atodi dogfennaeth sy'n profi eich bod wedi talu am y gost dan sylw, gyda derbynebion pan fo’n bosib. 

4.6. Dylid anfon cais am dreuliau at Drysorydd y Gymdeithas. 

4.7. Y Trysorydd fydd yn prosesu ceisiadau o ddydd i ddydd. Yr Is-gadeirydd Gweinyddol fydd yn dyfarnu yn derfynol ar unrhyw geisiadau yn ogystal ag unrhyw geisiadau am gostau eithriadol. Mewn sefyllfa eithriadol, caiff yr Is-gadeirydd Gweinyddol gyfeirio unrhyw geisiadau at y Senedd i'w trafod cyn eu talu. 

4.8. Dylai gwirfoddolwyr gael cynnig treuliau, a hynny'n rhagweithiol, ar bob achlysur pan fo hawl ganddynt i'w hawlio yn unol â'r polisi hwn. 

5. Yr hyn sy'n digwydd ar ôl hawlio a'r dull talu 

5.1. Anelir at ad-dalu'r costau o fewn mis. Fel arfer, caiff costau eu talu drwy drosglwyddiad yn syth i gyfrif banc. 

5.2. Caiff y Trysorydd wneud taliadau ymlaen llaw lle bo'n briodol o dan yr amgylchiadau, cyn belled â bod tystiolaeth briodol o'r gwariant yn dilyn. 

6. Yr hyn a ddigwydd os gwneir hawliad twyllodrus.   

6.1. Argymhellir camau disgyblu gan y grŵp gweinyddol i'r cyfarfod Senedd os gwneir hawliad twyllodrus. 

7. Sut y byddwch yn cefnogi gwirfoddolwyr i hawlio? 

7.1. Caiff swyddog cyflogedig neu aelodau eraill o Senedd y Gymdeithas gynorthwyo gwirfoddolwr hawlio treuliau.   

8. Cyfathrebu'r Polisi 

8.1. Bydd yr hawl i wneud cais am dreuliau yn cael ei hysbysebu'n eang ar gyfer pob digwyddiad lle mae disgwyl i swyddog ar ymgyrch grŵp ymgyrchu, Senedd neu Gyngor Cymdeithas yr Iaith fod yn bresennol. 

9. Am ragor o wybodaeth am bolisïau hawliau treuliau, ewch i:   

http://www.wcva-ids.org.uk/wcvacym/1083