Annwyl Gomisiynydd,

Ysgrifennwn er mwyn gwneud cwyn swyddogol yn unol â’ch polisi cwyno mewnol fel y’i sefydlir yn adran 14 Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011. Hyderwn y byddwch chi’n gweithredu ar y cwynion isod, yn unol â’r ymrwymiad yn eich polisi gorfodi i fod yn atebol i unrhyw bryderon sy’n cael eu codi gyda chi. 

Mae nifer o’n haelodau a’n cefnogwyr yn pryderu nad yw gwasanaethau Cymraeg yn bodoli neu’n gwella fel y gallen nhw o achos y newidiadau yn y ffordd mae’r Comisiynydd wedi bod yn ymdrin â chwynion ers mis Ebrill eleni. 

Ni ddaeth y newidiadau hyn i’n sylw ym mis Ebrill, ond yn ddiweddarach eleni. 

Mewn nifer o achosion unigol, mae’r newid polisi wedi effeithio’n negyddol ar yr unigolion sydd wedi cael rheswm i gwyno. Dydyn nhw heb gael cyfiawnder. Yn ogystal, ac yn ei dro, mae’r newid yn arferion y Comisiynydd wedi ac yn arwain at ddefnydd llai o’r Gymraeg a statws is iddi nag y byddai’r sefyllfa pe bai’r Comisiynydd yn ymddwyn yn wahanol. Credwn ymhellach bod y newid i’r ffordd mae’r Comisiynydd a’i swyddogion yn ymdrin â chwynion yn groes i lythyren ac ysbryd nifer o ddarpariaethau deddfwriaeth, polisi ac arfer gweinyddiaeth dda. Mae’r rhain yn cynnwys Mesur y Gymraeg 2011, deddfwriaeth diogelwch data, polisi gorfodi Comisiynydd y Gymraeg ac arfer ac egwyddorion da gweinyddiaeth cyrff cyhoeddus. 

Cefndir i’r Gŵyn

Mae ystadegau a ryddhawyd drwy geisiadau rhyddid gwybodaeth yn dangos, ers mis Ebrill eleni, bod Comisiynydd y Gymraeg wedi bod yn ymchwilio i ganran llawer iawn is o gwynion nag o’r blaen. Gweler y tabl isod. 

Mae’r cwymp yng nghanran yr ymchwiliadau yn sylweddol iawn. 

Yn wir, ym mis Ebrill a mis Mehefin eleni er enghraifft, gwrthododd y Comisiynydd ymchwilio i dros 70% o’r cwynion dilys a dderbyniodd - llawer iawn uwch na blynyddoedd blaenorol.

Er y cwymp sylweddol yng nghanran y cwynion sy’n derbyn ymchwiliad statudol gan y Comisiynydd, mewn cyfarfod rhwng y Comisiynydd a dirprwyaeth y Gymdeithas ar 31ain Gorffennaf eleni, honnodd swyddogion y Comisiynydd nad oedd newid yn eu polisi neu agwedd at gwynion. Yn yr un cyfarfod, dywedodd Mr Aled Roberts ei fod wedi gwneud ymdrech i leihau’r nifer o ymchwiliadau statudol y mae’n eu cynnal i gwynion. Nid oedd sylwadau Mr Roberts a’i swyddogion yn y cyfarfod yn cyd-fynd â’i gilydd. Cyfeiriwyd yn y cyfarfod at ganllawiau newydd a roddwyd i staff yn gynharach yn y flwyddyn, ond eto, honnwyd nad oedd rhain yn newid y polisi. Nid ydym wedi gweld y canllawiau hyn. Hoffwn ofyn am gopi ohonynt, felly gofynnwn i chi drin yr ohebiaeth hon fel cais am y canllawiau y cyfeiriwyd atynt yn y cyfarfod. 

Felly, er nad oes polisi ysgrifenedig newydd wedi ei gyhoeddi gan y Comisiynydd am y ffordd y mae e a’i swyddogion yn ymdrin â chwynion, ymddengys i ni, wrth edrych ar ymatebion gan swyddfa’r Comisiynydd i gwynion ein haelodau a’n cefnogwyr, y bu newid polisi mewn gwirionedd. 

Ymddengys bod arfer/arferion newydd yn y broses ymdrin â chwynion, yn benodol bod cynnal rhywbeth sy’n gyfystyr â chyn-ymchwiliad neu broses ‘datrysiad buan’ er nad oes grym statudol gan y Comisiynydd i wneud hynny. 

Mewn nifer o achosion sydd wedi dod i’n sylw, ymddengys bod y prosesau newydd hyn yn arwain neu’n annog corff sy’n destun cwyn i dderbyn cyfrifoldeb am unrhyw dor safon, datgan ei fod yn ddigwyddiad un tro, a chynnig ymddiheuriad i’r Comisiynydd am eu hymddygiad anghyfreithlon.

Nodwn bod yr arfer newydd hwn wedi lleihau y nifer o ymchwiliadau statudol. Mae’n golygu nad oes modd cymryd unrhyw gamau gorfodi yn erbyn corff sydd wedi torri Safonau’r Gymraeg mewn llawer mwy o achosion. Nodwn ymhellach nad yw swyddogion y Comisiynydd yn gofyn am sylwadau neu ymateb yr achwynydd i sylwadau’r corff yn dilyn y broses cyn-ymchwiliad neu ddatrysiad buan newydd. 

Ymhellach, mae wedi dod i’n sylw, trwy wybodaeth a ryddhawyd yn dilyn cais rhyddid gwybodaeth, yn hytrach na chyhoeddiad gan y Comisiynydd ei hun, bod Gweinidog y Gymraeg wedi pwyso ar Gomisiynydd y Gymraeg i newid y ffordd mae’r swyddfa yn ymdrin â chwynion. Mae’r ohebiaeth ym mis Tachwedd 2018 a mis Chwefror 2019 yn dilyn cyfarfodydd rhwng y Gweinidog a’r Comisiynydd. Ymddengys o’r ohebiaeth bod y Gweinidog wedi llwyddo i ddwyn perswâd ar y Comisiynydd i gyflwyno system sy’n gyfystyr â ‘datrysiad buan heb gynnal ymchwiliad llawn’ er nad oes darpariaeth yn y gyfraith na newid wedi bod i bolisi gorfodi’r Comisiynydd. Mae’r newid yn arferion y Comisiynydd yn y ffordd yr ymdrinnir â chwynion wedi digwydd tu ôl i’r llenni heb unrhyw graffu cyhoeddus ar y mater, na dilyn prosesau agored o ran diwygio polisïau cyhoeddus y corff. 

Ar ryw adeg wedi 1af Ebrill eleni, dechreuodd ein haelodau a’n cefnogwyr dderbyn negeseuon tebyg i’r canlynol mewn ymateb i’w cwynion:

“Rwyf wedi penderfynu peidio â chynnal ymchwiliad. Y rhesymau am hynny yw bod y sefydliad eisoes wedi cydnabod y methiant ac wedi cymryd camau o’i wirfodd i atal y methiant rhag parhau neu gael ei ailadrodd, drwy gadarnhau i mi bod staff yn y tîm perthnasol wedi’u hatgoffa o ofynion Safonau’r Gymraeg er mwyn osgoi camgymeriad tebyg i’r dyfodol.”

Cyn mis Ebrill eleni, ni dderbyniodd ein cefnogaeth ymatebion o’r fath i’w cwynion. Ymddengys felly bod newid polisi de facto wedi bod i brosesau gorfodi a/neu ymchwilio’r Comisiynydd. 

Y Cwynion

1. Arferion cyn-ymchwilio newydd

Hoffem gwyno am yr arfer newydd o ymdrin â chwynion am y rhesymau canlynol. 

(i) Croes i Fesur y Gymraeg 2011

Yn gyntaf, credwn fod yr arfer newydd yn groes i lythyren ac ysbryd Mesur y Gymraeg 2011, sy’n gosod allan a rhagnodi’n fanwl iawn - ym Mhennod 3, Atodlen 10 ac adran 108 - cyfundrefn cwyno ac ymchwilio a’r meini prawf perthnasol. Nid yw’r ddeddfwriaeth yn cyfeirio at gyn-ymchwiliadau neu ymholiadau cyn-ymchwilio tu hwnt i’r rhestr a ragnodir yn adran 93. 

 

Er bod adran 93 yn datgan bod “Rhaid i'r Comisiynydd ystyried ai i gynnal ymchwiliad o dan adran 71 ai peidio i'r cwestiwn a yw ymddygiad person (D) (“yr ymddygiad honedig”) yn gyfystyr â methiant i gydymffurfio â safon”, credwn pe bai bwriad gan y Cynulliad i greu proses cyn-ymchwilio neu ddatrysiad buan, byddent wedi eu cynnwys ar wyneb y Mesur. 

Yn ogystal, mae’n bwysig cofio mai un o brif fwriadau Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 oedd symud i ffwrdd o system Bwrdd yr Iaith o ymdrin â chwynion a roddodd llawer iawn o ddisgresiwn i’r Bwrdd ymchwilio ai peidio i gwynion. Bwriad y Mesur oedd i ragnodi pryd a sut i ymchwilio er mwyn osgoi’r diffyg pwyslais ar reoleiddio. Felly, mae’r ymdrechion hyn yn sicr yn groes i fwriad Mesur y Gymraeg. 

Mae’r ohebiaeth rhwng y Llywodraeth a’r Comisiynydd yn dangos mai gwir fwriad y Llywodraeth, mewn cydweithrediad â’r Comisiynydd, yw cyflwyno system datrysiad buan heb ymchwiliad llawn. Fodd bynnag, dydyn nhw ddim wedi mynd drwy’r brosesau priodol er mwyn gwneud yr achos dros y newid hwn - dydyn nhw ddim wedi newid y polisi gorfodi na’r ddeddfwriaeth er mwyn galluogi hyn i ddigwydd. Yn wir, gollyngodd y Llywodraeth eu cynlluniau am ddeddfwriaeth newydd oherwydd y diffyg cefnogaeth iddynt. Nodwn fod hyd yn oed y cyngor cyfreithiol gan y Llywodraeth i’r Comisiynydd i’w weld i gymryd yn ganiataol y byddai angen newid polisi gorfodi’r Comisynydd er mwyn gweithredu’r newidiadau hyn. 

(ii) Anrhyloywder

Gwelwn y newid i arferion ymchwilio’r Comisiynydd heb newid y polisi gorfodi fel ymdrech benodol i osgoi craffu cyhoeddus ar y newidiadau. Drwy newid, de facto, yr arferion prosesu cwynion heb newid y polisi gorfodi, mae’r Comisiynydd wedi ymddwyn yn anrhyloyw tu hwnt. Mae’n sicr yn syrthio’n brin iawn o’r angen am benderfyniadau agored a thryloyw gan gorff cyhoeddus. 

Nodwn y cynhaliwyd ymgynghoriad cyhoeddus gan y Comisiynydd cyn mabwysiadu ei Bolisi Gorfodi presennol ac felly byddai, yn gyfreithiol, disgwyliad rhesymol y byddai’n rhaid i’r Comisiynydd gynnal ymgynghoriad cyn diwygio’r polisi neu fabwysiadu un newydd.     

Nodwn ymhellach fod y newidiadau hyn wedi deillio o gyfarfodydd a gohebiaeth breifat rhwng Gweinidog y Gymraeg a’r Comisiynydd. Roedd yn rhaid i unigolyn wneud cais rhyddid gwybodaeth er mwyn dod i hyd i’r ohebiaeth, ac nid yw’r Comisiynydd wedi newid unrhyw bolisi ysgrifenedig cyhoeddus er mwyn bod yn agored gyda’r cyhoedd.  

Nodwn ymhellach y bu’r cynnig i gyflwyno system ‘datrysiad buan’ yn un o’r cynigion ym Mhapur Gwyn y Llywodraeth. Cafodd y cynigion hyn eu gollwng oherwydd y diffyg cefnogaeth gyhoeddus iddynt. Yn hyn o beth, mae’r Comisiynydd yn gweithredu’n groes i farn y cyhoedd a’r consensws gwleidyddol.

(iii) Croes i Bolisi Gorfodi’r Comisiynydd

Mae’r arfer newydd yn groes i egwyddorion, ysbryd a llythyren Polisi Gorfodi presennol y Comisiynydd.

Mae’r polisi yn glynu’r Comisynydd o weithredu yn unol â phump egwyddor rheoleiddio: Cymesur, Atebol, Cyson, Tryloyw, Targedu.

Hoffem gwyno am y ffaith nad yw’r ffordd newydd mae’r Comisiynydd yn ymdrin â chwynion yn dryloyw, cyson nac atebol.  

O ran ymddwyn yn dryloyw, meddai’r polisi: “Bydd y Comisiynydd yn dryloyw wrth ymdrin â’i swyddogaethau rheoleiddiol gan sicrhau bod y cyhoedd a phersonau perthnasol yn deall sut yr arferir y swyddogaethau hynny.“

Mae nifer o’n haelodau a’n cefnogwyr wedi cysylltu â ni’n ddiweddar yn gofyn pam fod y Comisiynydd yn gwrthod ymchwilio i’w cwynion. Mae rhai o’r cwynion hyn am bethau sy’n amlwg yn groes i’r Safonau, ac sydd wedi derbyn ymchwiliad gan y Comisiynydd o’r blaen. 

Dim ond mewn cyfarfod gyda’r Comisiynydd ar ddiwedd mis Gorffennaf, y darganfu dirprwyaeth o’r Gymdeithas fod canllawiau newydd wedi eu cylchredeg i staff y Comisiynydd yn newid y ffordd y maen nhw’n ymdrin â chwynion. Nid yw’r canllawiau hyn wedi eu cyhoeddi ac ni fu newid i’r polisi gorfodi. Fodd bynnag, yn wrthrychol, ac fel y dangosir yn y tabl uchod, mae cwymp sylweddol wedi bod yng nghanran y cwynion o’r cyhoedd sy’n cael eu hymchwilio. Nid yw’r ymddygiad hwn yn dryloyw.  

O ran bod yn atebol, nid yw’r broses newydd yn adlewyrchu dymuniadau achwynwyr, yn hytrach mae’n adlewyrchu dymuniad y Gweinidog sydd wedi gofyn i’r Comisiynydd newid ei bolisi. Dylai’r broses fod yn rhoi’r achwynydd yn y canol, yn ôl Atodlen 10 o’r Mesur, nid ar yr ymylon. 

Mewn gwirionedd, yn dilyn pwysau gan y Gweinidog, mae’r Comisiynydd wedi de facto newid ei bolisi gan ddweud nad yw rhai mathau o gwynion yn deilwng i dderbyn ymchwiliad. Nid yw hynny’n gyson gyda pholisi ysgrifenedig y Comisiynydd, ac felly, ar lefel gorfforaethol mae’n anonest. 

Nid yw’r polisi neu arfer newydd yn gyson ychwaith. Mae nifer o achosion wedi dod i’n sylw lle penderfynwyd cynnal ymchwiliad o’r blaen ond sy’n cael eu gwrthod erbyn hyn. Er enghraifft, gwyddom y gwrthodwyd cynnal ymchwiliad statudol ynghylch cwynion am arwyddion dros dro wedi mis Ebrill eleni er i’r un math o gwyn dderbyn ymchwiliad statudol cyn hynny.   

Wrth edrych ar eiriad y polisi ei hun, credwn fod yr arfer newydd yn groes i’r polisi mewn sawl ffordd. 

Dywed adran 4.1 y polisi:

“Un o swyddogaethau rheoleiddiol y Comisiynydd yw delio â chwynion o dan adran 93 Mesur y Gymraeg. Bydd ffocws y Comisiynydd wrth ddelio â chwynion ar geisio cael datrysiad boddhaol i’r achwynydd, boed hynny yn sgil cynnal ymchwiliad statudol neu drwy ddulliau eraill. Lle bydd yn canfod methiant i gydymffurfio, bydd hefyd yn ystyried a oes angen cymryd camau dilynol er mwyn atal y methiant hwnnw rhag parhau neu gael ei ailadrodd.”

Nid yw’r broses newydd, sy’n annog neu holi’r corff am ymddiheuriad cyn ystyried ymchwilio ai peidio, wedi anelu at gael ‘datrysiad boddhaol i’r achwynydd’, mae wedi’i hanelu at leihau’r nifer o ymchwiliadau statudol a phroses sy’n llesol i’r corff. Nodwn nad yw’r Comisiynydd yn holi’r achwynydd a yw’n fodlon derbyn ymddiheuriad y corff neu beidio - nid yw’r broses newydd yn rhoi dymuniad yr achwynydd yn ei chanol. 

Ymhellach, dywed y polisi lle bydd canfod methiant, bydd hefyd ystyriaeth o’r camau dilynol er mwyn atal methiant. Ond ni all yr ystyriaeth hynny fod yn unol â darpariaethau’r mesur achos nid yw’r holl gamau gorfodi a ddarparwyd i’r Comisiynydd yn gallu cael eu defnyddio heb ymchwiliad statudol e.e. nid oes modd cael cynllun gweithredu gorfodadwy na gosod cosb sifil ar gorff. Yn ei dro, mae hynny’n golygu bod methiant yn fwy tebygol o gael ei ailadrodd.

Nodwn nad oes yr un cyfeiriad at geisio am ddatrysiad buan yn y polisi gorfodi presennol. Nid oes ychwaith rhestr o ffactorau, megis derbyn ymddiheuriad gan gorff, wrth ystyried i ymchwilio neu beidio. I’r gwrthwyneb, mae’r polisi yn awgrymu yn glir mai’r unig bwrpas ymholiadau cyn ymchwilio yw er mwyn dilysu’r gŵyn yn unig:   

“Penderfynu cynnal ymchwiliad ai peidio

4.15 Yn y mwyafrif o achosion bydd y Comisiynydd yn cysylltu â’r person perthnasol, gan roi cyfle iddo ddarparu gwybodaeth i’r Comisiynydd mewn cysylltiad â honiad achwynydd. Gwneir hynny am resymau ymarferol ac er mwyn cael digon o wybodaeth i’r Comisiynydd allu penderfynu ymchwilio ai peidio mewn cysylltiad â’r ymddygiad honedig. Bydd y cais am wybodaeth yn glir ac yn ymwneud â gwirio dilysrwydd ffeithiol y gŵyn. …  Bydd y wybodaeth a dderbynnir (neu unrhyw ddiffyg i ddarparu) yn cyfrannu at y ffactorau fyddai’n cynorthwyo’r Comisiynydd i ddod i benderfyniad os dylid cynnal ymchwiliad o dan adran 71.”

Felly, mae’r polisi yn datgan bod y cais am wybodaeth gan y corff sydd gyda chwyn yn ei erbyn yw ‘gwirio dilysrwydd ffeithiol y gŵyn’. Fodd bynnag, nid dyna’r hyn sy’n digwydd erbyn hyn, mewn realiti mae’r wybodaeth yn cael ei gasglu sy’n annog corff i ‘ddatrys’ y gŵyn cyn ymchwiliad statudol. 

Cynigiwn pe bai’r polisi i fod i ganiatau i’r Gomisiynydd ystyried ymddiheuriad y corff fel ffactor, byddai hynny’n cael ei restru yn y polisi gorfodi fel a wneir mewn adrannau eraill y ddogfen.  Fel arall, heb restr o ffactorau o’r fath, byddai’r polisi yn gwrthddweud ei hunan, achos na fyddai modd iddo sicrhau bod y penderfyniadau yn gyson a ‘sicrhau tegwch, gwrthrychedd ac amhleidioldeb wrth ymdrin â gwahanol bartïon.’ 

Cwynwn felly bod arfer newydd gan swyddogion y Comisiynydd sy’n arwain at holi, cymell neu annog cyrff i gynnig, ymysg pethau eraill, ymddiheuriad am dor safon, boed yn ffurfiol neu anffurfiol. Mae hynny’n ffactor newydd sy’n cael ei ystyried gan y Comisiynydd er nad yw’n cael ei restru yn y polisi gorfodi. Yn hynny o beth felly, mae’r polisi yn anonest ac yn anhryloyw. 

(iv) Croes i Brif Nod y Comisiynydd 

Yn ôl yr ystadegau gwrthrychol, mae ymdrech benodol gan y Comisiynydd ers mis Ebrill eleni i leihau nifer o ymchwiliadau statudol.  

Mae hynny’n groes i brif nod y Comisiynydd a sefydlwyd gan adran 3, Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011. Prif bwrpas yr adran hon oedd sicrhau bod y Comisiynydd yn ymddwyn yn wahanol i’r hen Fwrdd yr Iaith, ac yn canolbwyntio ar anghenion pobl sy’n defnyddio’r Gymraeg yn hytrach na buddiannau cyrff.

Drwy leihau’n sylweddol canran y cwynion sydd wedi bod yn destun ymchwiliad statudol mae’r Comisiynydd yn caniatáu sefyllfaoedd ble mae rhwystrau i ddefnyddio’r Gymraeg, ac felly’n lleihau’r cyfleoedd i hybu a hwyluso defnyddio’r Gymraeg. 

Yn ogystal, mae’r Comisiynydd, drwy wrthod ystyried rhagor o gwynion, er enghraifft am arwyddion dros dro, hunaniaethau corfforaethol cyrff sy’n trin y Gymraeg yn llai ffafriol, yn anwybyddu ei ddyletswyddau o dan adran 3(3)(a) i (c) y Mesur. 

Yn bellach, nid yw’n ymddangos, wrth wneud penderfyniadau, ei fod yn rhoi ystyriaeth i statws swyddogol na’r egwyddor o beidio ag ymdrin â’r Gymraeg yn llai ffafriol na’r Saesneg ychwaith. 

Nodwn ddadl y Comisiynydd a fynegodd ei fod yn fwy strategol yn yr ymchwiliadau y mae’n ymchwilio iddyn nhw. Fodd bynnag, ymddengys nad yw’r Comisiynydd yn rhoi sylw i’r dyletswyddau sydd wedi eu gosod ar gyrff yn unol ag adran 3(3)(b) y Mesur. Yn wir, ymddengys ei fod yn ystyried bod ei farn e o’r hyn sy’n ‘strategol’ yn bwysicach na’r hyn a nodir yn y gyfraith.  

(v) Croes i gyfiawnder naturiol

Credwn fod yr arfer newydd wrth ystyried i ymchwilio yn ychwanegu proses, sydd, yn ei hanfod, yn ffafrio cyrff dros hawliau achwynwyr. Ymddengys bod swyddogion y Comisiynydd yn holi cyrff am eu barn ac ymateb i’r gŵyn - gan gynnwys anogaeth neu gyfle i ymddiheuro, esbonio a dangos newid ers y gwyn - heb roi’r cyfle i’r achwynydd ymateb i unrhyw wybodaeth neu honiadau a wnaed gan y corff. Yn hynny o beth, nid yw’r broses newydd cyn-ymchwilio yn trin yr achwynydd â’r corff yn deg na’u sylwadau yn gytbwys. 

(vi) Croes i Bolisi Preifatrwydd y Comisiynydd a Rheolau Diogelwch Data 

Tan yn ddiweddar iawn, roedd achwynwyr yn derbyn neges safonol mewn ymateb i gwyn oedd yn darllen fel a ganlyn:

“Er mwyn penderfynu a fydd yn ymchwilio ai peidio, bydd y Comisiynydd yn cysylltu â [enw’r corff] i gadarnhau a yw’n gyfrifol am ddarparu’r gwasanaeth dan sylw ai peidio.”

“Byddwn nawr yn ystyried eich cwyn ac yn cysylltu gyda [enw’r corff] i holi os mai nhw sy’n gyfrifol am y mater.”

Nodwn fod eich polisi preifatrwydd yn datgan:  

"Y sail gyfreithiol y bydd y Comisiynydd yn prosesu eich gwybodaeth yn unol â hi yw er mwyn caniatáu’r Comisiynydd i ymarfer ei bwerau statudol yn unol â Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011."

“Gall eich cydsyniad hefyd fod yn rheswm cyfreithiol dros brosesu eich data personol. Mae hyn yn golygu eich cydsyniad penodol, gwybodus a diamwys a roddir yn rhydd ac y gellir ei gasglu gennych...”

“Bydd y Comisiynydd yn rhannu eich gwybodaeth â thrydydd parti pan bydd yn ofynnol i wneud hynny yn ôl y gyfraith neu os bydd gan y Comisiynydd sail gyfreithiol i wneud hynny.

“Fel rheol bydd y Comisiynydd yn rhannu eich gwybodaeth â thrydydd parti er mwyn cynnal gwaith ymchwilio i gwyn neu bryder neu i ymarfer ei bwerau statudol. Bydd y Comisiynydd yn rhoi gwybod i chi pwy yw’r trydydd parti hwnnw a pham y mae angen rhannu’r wybodaeth o dan sylw.”

Mae’r negeseuon gan y Comisiynydd yn eithaf clir mai pwrpas rhannu unrhyw wybodaeth yw holi ai’r corff dan sylw sy’n gyfrifol am yr ymddygiad. Nid oes caniatad neu esboniad i’r achwynydd bod unrhyw bwrpas tu hwnt i ddilysu’r gŵyn, ac mae hynny’n unol â’r polisi gorfodi. 

Fodd bynnag, ymddengys bod y wybodaeth, ers 1af Ebrill eleni, wedi bod yn cael ei ddefnyddio at bwrpas gwahanol ac ehangach sef er mwyn ceisio am ‘ddatrysiad buan’ neu ‘cyn-ymchwiliad’ sy’n rhoi cyfle i gorff ymddiheuro, darparu esboniad a dangos eu bod eisoes wedi ymateb i fynd i’r afael â’r sefyllfa. Nodwn ymhellach nad oes grym statudol gyda chi o dan y Mesur i gynnal cyn-ymchwiliad na 'datrysiad buan' felly nid oes hawl defnyddio'r data er mwyn  cynnal y broses ychwanegol honno.

Rydym felly yn bwriadu gwneud cwyn ar wahân i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am y mater hwn. 

II. Methiant i ddefnyddio pŵerau cosb sifil

Nid yw’r Comisiynydd erioed wedi gosod cosb sifil ar unrhyw un fel cam yn dilyn ymchwiliad Adran 71. Credwn fod y methiant i ddefnyddio’r pŵer hwnnw yn arwain at llai o gydymffurfiaeth â’r Safonau. 

Yn benodol, mae wedi dod i’n sylw eich bod wedi gwrthod ystyried cosb sifil mewn un achos penodol yn ymwneud â methiant Cyngor Wrecsam i ddarparu biliau treth yn Gymraeg (achos CSG537). Rydym wedi derbyn caniatâd yr achwynydd i drafod y manylion gyda chi.  

Rydym yn deall bod adroddiad arfaethedig y Comisiynydd ar y gŵyn yn datgan yn rhan 3.19 y byddwch “yn gosod cosb sifil”. Fodd bynnag, rydych chi bellach yn honni na chafodd y bwriad o osod cosb sifil ei argymell na’i drafod gyda’r Comisiynydd. Mae hyn ynddo’i hun yn awgrymu methiant ar ran y Comisiynydd i roi ystyriaeth briodol i bob un o’r opsiynau ar gael iddo ac yn fethiant felly i arfer ei swyddogaethau dan y Mesur. 

Dyma yw o leiaf y pumed ymchwiliad i'r Comisiynydd ei gynnal a chanfod bod Cyngor Wrecsam wedi methu â chydymffurfio â’n union yr un safon. Byddai disgwyl felly bod gosod cosb sifil o leiaf yn cael ei ystyried. 

Wrth ystyried hanes methiannau adran cyllid Cyngor Wrecsam, credwn y byddai yn berffaith resymol ac y byddai llawer yn deall ac yn cefnogi gosod cosb sifil yn yr achos hwn. Yn dilyn CSG233 a CSG329, hon yw’r trydydd ymchwiliad i chi gynnal a chadarnhau methiant yr adran i gydymffurfio a safon 6 o ran gwahanol ddogfennau trethi y mae’n eu hanfon i'r cyhoedd. Cyn hynny, rydym ar ddeall bu i’r corff methu a chywiro ei ddogfennau treth corff i gydymffurfio â gofynion eu cynllun iaith ynghylch yr un math o fethiannau, er iddynt cael gwybod amdanynt yn 2014 ac yna cael cwyn ffurfiol am barhad y methiannau yn 2015. Er addewid yr awdurdod i gywiro’r dogfennau mewn ymateb i’r gŵyn ac er derbyn ei hysbysiad cydymffurfio â’i safonau, parhaodd y methiannau yn 2016 ac eto yn 2017, pan gyfeiriwyd y mater at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru fel mater o gamweinyddiaeth. Er i’r awdurdod cydnabod ei fai a chytuno datrysiad cynnar gyda’r Ombwdsmon, rydych yn ymwybodol iddo fod wedi gorfod ymchwilio unwaith eto yn 2018 a chyhoeddi adroddiad damniol wedi i'r adran methu i gywiro’r dogfennau, gan fod yr awdurdod cyntaf i beidio â bod wedi cadw at addewidion datrysiad cynnar gyda’r Ombwdsmon.

Mae’r diffyg cydymffurfiaeth y Cyngor yn ailadroddus ac yn ddifrifol. Mae eich methiant i fynd i’r afael â hyn yn effeithiol yn wir yn dwyn anfri ar eich prosesau chi i sicrhau hawliau i’r Gymraeg. Rydym hefyd ar ddeall bod y Cyngor yn ymddangos i fod wedi cyflwyno tystiolaeth camarweiniol i ymchwiliad statudol CSG537, sy’n fater hynod difrifol ynddo’i hun ac yn arwydd o ddifaterwch yr awdurdod tua’r safonau, ymchwiliadau’r Comisiynydd, a’r Gymraeg yn gyffredinol. Gofynnwn i chi felly ail-ystyried eich agwedd tuag at osod cosbau sifil ar gyrff ynghyd ag ystyried, yn yr achos benodol yma, gosod cosb sifil ar Gyngor Wrecsam. Mae’r Cynghorydd Hugh Jones, yr aelod arweiniol dros y Gymraeg, wedi datgan mewn cyfarfod yn siambr y Cyngor mai’r adran ar fai fyddai’n gyfrifol am unrhyw ddirwy. O’m safbwynt ni felly, cosb sifil ar yr adran gyllid yn benodol byddai dirwyo yn achos CSG537.

III. Sut mae’r penderfyniadau wedi cael effaith negyddol ar unigolion

Mae’r penderfyniadau hyn yn cael, ac wedi cael, effaith ar fynediad ein haelodau at wasanaethau Cymraeg. (Gallwn ni ddarparu enwau rhai o’r achwynwyr pe bai angen). Yn ogystal, ac yn gyffredinol, mae’r prosesau neu arfer newydd y Comisiynydd yn golygu bod cydymffuriaeth â’r Safonau yn llai tebygol gan fod cyrff yn gwybod bod y Comisiynydd wedi lleihau’r canran o gwynion sy’n destun ymchwiliad ac felly nad oes camau gorfodi statudol ar gael yn y mwyafrif o achosion. Mae’r broses yn cymell cyrff i gynnig ymddiheuriad er mwyn osgoi ymchwiliad, ond nid oes proses neu dull statudol o dal y corff at yr ymrwymiadau hynny. Yn ei dro, mae’r broses neu arfer newydd felly, yn golygu bod llai o gyfleoedd i ddefnyddio’r Gymraeg a statws is iddi. 

IV. Y canlyniad rydym yn ei ddymuno

Yn sgil yr holl fethiannau hyn, gofynnwn i chi ymddwyn yn agored a thynnu yn ôl eich canllawiau newydd i staff yn ymwneud ag ymdrin â chwynion, canllawiau sydd wedi arwain at leihad sylweddol yn y canran o gwynion sy’n destun ymchwiliad statudol. Fel arall, bydd defnydd a statws yr iaith yn lleihau yn bellach o ganlyniad i’ch ymddygiad. Credwn yn bellach bod pergyl go iawn y colla defnyddwyr y Gymraeg ffydd yn y Comisiynydd i warchod ac ehangu hawliau pobl i’r Gymraeg, y defnydd ohoni, a’i statws. 

Disgwyliwn, yn sgil adfer yr arferion i ymchwilio i gwynion cyn y newidiadau yn y Gwanwyn eleni, y bydd canran y cwynion sy’n destun ymchwiliad statudol yn cynyddu’n sylweddol i ymhell dros hanner y cwynion rydych chi eu derbyn. 

Gofynnwn ymhellach am ymddiheuriad am y newidiadau cudd i’r ffordd rydych chi’n ymdrin â chwynion - rydych chi’n euog o anonestrwydd gorfforaethol. 

Gofynnwn am sicrwydd na fydd newidiadau eraill i’r ffordd rydych yn ymdrin â chwynion - boed drwy ganllawiau neu ffyrdd eraill. Gofynnwn am sicrwydd y bydd unrhyw ymdrech gennych chi i newid y ffordd rydych chi’n ymdrin â chwynion yn dilyn ymgynghoriad cyhoeddus ac agored ynghylch eich polisiau ysgrifenedig. 

Gofynnwn i chi yn ogystal ail-ystyried eich agwedd at cosbau sifil ynghyd ag ystyried newidiadau er mwyn sicrhau bod ystyriaeth wirioneddol o ddefnydd o’r pŵer hwnnw mewn achosion unigol. 

Gofynnwn i chi yn ogystal ymddiheuro ac ail-gynnal ymchwiliad CSG537 i Gyngor Wrecsam er mwyn gallu gosod cosb sifil ar y corff.  

V. Gwybodaeth sydd angen arnoch chi er mwyn ystyried ein cwyn

Nid ydym o’r farn bod angen cysyniad dim un o’r achwynwyr a gyfeirir atynt yn y cwynion neu’r achosion y cyfeirir atynt uchod, gan eu bod yn amlygu patrymau o gamymddwyn sefydliadol sy’n tu hwnt i achosion unigol. Fodd bynnag, credwn fod y penderfyniadau sy’n cael ei gyfeirio atynt uchod wedi cael effaith ar rai o’n haelodau, yn ogystal â lleihau defnydd a statws y Gymraeg yn fwy cyffredinol. Os yw’n angenrheidiol i chi gael manylion yr achwynwyr unigol, gallwn ni ystyried eu darparu. 

Nodwn, oherwydd natur y cwynion, nad yw’r holl dystiolaeth ar gael i ni ym mhob achos, er enghraifft, am nad yw’r Comisiynydd yn cyhoeddi manylion cwynion y mae wedi gwrthod ymchwilio iddynt, nid ydym yn gwybod am achosion eraill, byddai’n cryfhau ein cwyn.  

Hoffem ofyn i chi gysylltu â ni dros e-bost (post@cymdeithas.cymru) ynghylch y gŵyn hon. 

Gan fod natur y patrymau o ymddygiad yn faterion difrifol, gofynnwn i chi symud ymlaen i Gam 2, sef cynnal adolygiad ffurfiol, ar unwaith.

Nid ydym yn credu y gall unrhyw un o fewn y sefydliad ystyried y materion hyn yn annibynnol, felly gofynnwn i chi benodi ymchwiliwr annibynnol i ymdrin â’r mater. 

Yr eiddoch yn gywir,

Bethan Ruth

Ar ran Grŵp Hawl

Cymdeithas yr Iaith